Jak zdobyć odpis aktu urodzenia z USC?

Urząd Stanu Cywilnego to pierwsza ważna instytucja, od której warto zacząć poszukiwania genealogiczne. Wiedza o naszych przodkach często kończy się na dziadkach, w najlepszym przypadku na pradziadkach. Nierzadko znane są jedynie imiona, a dokładna data i miejsce urodzenia wydają się być nie do ustalenia. Wielu twierdzi, że nie ma szans na odkrycie informacji o dalszych pokoleniach, bo „babcia w złości spaliła dokumenty”, „nie ma już kogo spytać”, bo „dziadek nie chce opowiadać o tym co było”.  

Dobra wiadomość jest taka, że i w takich sytuacjach nie wszystko stracone, a z pomocą może przyjść właśnie Urząd Stanu Cywilnego. 

Urząd Stanu Cywilnego – co tam znajdę?

W Urzędzie Stanu Cywilnego znajdują się akta urodzeń młodsze niż 100 lat oraz akta ślubów i zgonów młodsze niż 80.

Po tym czasie dokumenty teoretycznie przekazywane są do Archiwum Państwowego. Można je wtedy swobodnie przeglądać w czytelni archiwum albo zdalnie jeśli zostały już zeskanowane i udostępnione w internetowej wyszukiwarce.

Teoretycznie – ponieważ czasem są zastoje w przekazywaniu roczników, może się również zdarzyć tak, że kilka lat znajduje się w jednej księdze i trzeba poczekać aż najmłodszy rocznik skończy wspomniane 100 lat. 

Akta znajdujące się w USC objęte są ochroną danych osobowych dlatego nie każdy może mieć dostęp do takich dokumentów.

Kto może otrzymać odpis aktu stanu cywilnego?

 Zgodnie z prawem odpis aktu urodzenia, ślubu i zgonu może uzyskać:
  • osoba, której dotyczy akt
  • jej wstępni (dziadkowie, rodzice)
  • zstępni (dzieci, wnuki), rodzeństwo
  • małżonek,
  • opiekun, przedstawiciel ustawowy lub pełnomocnik
  • uprawnieni funkcjonariusze publiczny
  • sąd

To oznacza, że bez problemu możesz wnioskować o odpis aktu urodzenia babci – natomiast w przypadku aktu jej siostry czy brata, będzie trzeba poprosić o pomoc wujka, ciocię lub kuzynów.

Do którego Urzędu Stanu Cywilnego się zwrócić?

Jeśli osoba, której dokument Cię interesuje urodziła się w większym mieście, jej akt  urodzenia będzie przechowywany w lokalnym Urzędzie Stanu Cywilnego. Tak samo w przypadku aktu ślubu czy zgonu.

W przypadku mniejszego miasteczka lub wioski, zacznij od ustalenia gminy, do którego dane miejsce należy.  Gdy nie jesteśmy pewni, warto podzwonić do okolicznych USC i podpytać urzędnika.  Czasem może na szybko sprawdzić czy dany akt istnieje, niekiedy może okazać się, że dokumenty z danego roku uległy zniszczeniu albo, w zależności od okresu, są przechowywane w kilku różnych USC – dlatego warto dopytywać.

W jaki sposób mogę uzyskać odpisu aktu?

Odpis aktu można uzyskać na 3 sposoby:

  1. Osobiście odwiedzając dowolny Urząd Stanu Cywilnego. Najlepiej odwiedzić urząd, w którym dany dokument jest przechowywany – można wówczas zrobić zdjęcie oryginałowi, który czasem zawiera więcej szczegółów niż odpis zupełny (o którym będzie mowa w dalszej części).
  2. Wysyłać wniosek pocztą tradycyjną do Urzędu Stanu Cywilnego, w którym akt został sporządzony.
  3. Przez internet – jeśli posiadamy profil zaufany, można złożyć wniosek przez platformę ePUAP nie wychodząc z domu. Moim zdaniem najwygodniejsza w przypadku gdy znamy dokładne daty urodzenia, ślubu i zgonu. Jeśli nie jesteśmy pewni – wizyta osobista może okazać się kluczowa.

Odpis zupełny czy skrócony?

Odpis skrócony kosztuje 22 złote, odpis zupełny 33. Warto zapłacić 11 złotych więcej, ponieważ w odpisie zupełnym znajdziemy wszystkie informacje, które znajdują się na oryginalnym dokumencie. Także dopiski, które mogą być kluczowe w poszukiwaniach genealogicznych – informacja o adopcji, zmianie nazwiska, zmianie wiary, śmierci i zawartym ślubie.  

Jak złożyć wniosek przez ePUAP?

Poniżej znajdziesz krótką instrukcję, która pomoże Ci w złożeniu wniosek nie wychodząc z domu.

1. Zaloguj się do profilu zaufanego

Po zalogowaniu się do profilu zaufanego (jeśli jeszcze nie posiadasz konta, warto założyć), wybierzesz Wnioskowanie o wydanie odpisu akt stanu cywilnego.

Na kolejnej stronie klikniesz Załatw sprawę.

Wniosek o wydanie aktu usc
Wniosek o uzyskanie aktu usc

3. Wybierz sposób otrzymania aktu

Na początek wybierz sposób w jaki chcesz otrzymać odpis akt. Ja najczęściej wybieram skrzynkę Gov –  jest najwygodniej i najszybciej.

Wniosek o wydanie odpisu aktu usc

4. Wybierz rodzaj aktu

Następnie wybierz rodzaj aktu, który Cię interesuje, rodzaj odpisu (już wiesz, że w celach genealogicznych najlepiej wybrać odpis zupełny) oraz zaznacz kogo dotyczy akt.

Jeśli akt dotyczy Ciebie, klikasz dalej. Jeśli wybierzesz drugą opcję (akt dotyczy Twoich dzieci, rodziców lub małżonka), będzie trzeba podać numer PESEL albo imię i nazwisko osoby, której dotyczy akt.

W trzecim przypadku (inna osoba lub/i dalsza rodzina) będzie trzeba dodatkowo zaznaczyć czy składasz wniosek jako pełnomocnik lub przedstawiciel (w imieniu nie spokrewnionej z Tobą) lub nie – gdy próbujesz uzyskać odpis aktu dziadków i dalszych przodków.

Wniosek o wydanie odpisu aktu usc

5. Zweryfikuj poprawność danych

Jak wyżej. Warto zwrócić uwagę na wszystkie dane, żeby cały proces odbył się szybko i bezproblemowo 🙂

Wniosek do USC

6. Podaj dane osoby, której odpis aktu chcesz uzyskać

Jeśli nie jesteś pełnomocnikiem i próbujesz zdobyć akt dziadków lub pradziadków, w kolejnym kroku trzeba będzie wypełnić dane dotyczącej osoby, o której dokument wnioskujemy. Jeśli działamy w czyimś imieniu, trzeba będzie także umieścić dane tej osoby (mocodawcy).

Opcjonalnie możesz tutaj też zaznaczyć Urządu Stanu Cywilnego, który sporządził akt (jeśli wiesz). To może przyśpieszyć cały proces.

Wniosek o wydanie aktu usc

7. Podaj powód 

Tutaj wpisz swój powód ubiegania się o odpis. Może być to oczywiście jeden z niżej wymienionych – natomiast jeśli potrzebujesz odpis aktu w celach genealogicznych – wystarczy wpisać cel genealogiczny.

Wniosek o wydanie odpisu aktu usc

8. Uzasadnij wniosek

W tym kroku należy uzasadnić wniosek – krótko, zwięźle i na temat. Wystarczy napisać, że akt pomoże Tobie w zbudowaniu drzewa genealogicznego lub odkryciu tajemnicy rodowej 🙂

Jeśli jesteś pełnomocnikiem – to będzie dobry moment na załączenie skanu pełnomocnictwa i potwierdzenie opłaty (17 złotych).

Możesz tutaj dodać też inne załączniki – na przykład dokumenty potwierdzające pokrewieństwo mocodawcy z osobą, o której akt wnioskujesz. Mogą to być kopie aktów urodzeń, paszportów i innych dokumentów, na których pojawiają się imiona rodziców.

Wniosek o wydanie odpisu aktu z usc

9. Dokonaj opłaty za wydanie odpisu

W przypadku niektórych (większych) Urzędów Stanu Cywilnego można zrobić przelew tutaj z pozycji wypełniania wniosku – natomiast w większości przypadków nie ma takiej możliwości. Ja najczęściej robię przelew na konto danej gminy przed wypełnieniem wniosku, a w tej części formularza załączam potwierdzenie. Numer konta i dane do przelewu znajdziesz na stronie internetowej konkretnej gminy.

Wniosek o wydanie aktu usc

10. Sprawdź wniosek,  złóż podpis i gotowe!

W ciągu 10 dni spodziewaj się odpowiedzi (w przypadku wybrania opcji otrzymania aktu na skrzynkę Gov (ePUAP).

Wniosek o wydanie odpisu aktu usc

Co dalej?

Odpowiedź z Urzędu Stany Cywilnego może być dobra i zła. W przypadku dobrej otrzymasz odpis aktu zawierający nowe informacje na temat Twoich przodków. Natomiast może okazać się też tak, że aktu nie zostanie odnaleziony.  Przyczyn może być kilka:

  1. Być może zlokalizował*ś niewłaściwy Urząd Stanu Cywilnego (na przykład w obrębie jednego województwa jest kilka wiosek o tej samej nazwie, a każda z nich należy do innego USC – wtedy trzeba próbować każdy po kolei).
  2. Datą urodzenia (ślubu lub zgonu) jest w rzeczywistości inna albo osoba została zarejestrowana w innym roku – w tym przypadku pomocna może się okazać wizyta osobista w USC.
  3. Akta z danego okresu nie zachowały się (na przykład z powodu zniszczeń wojennych, pożaru czy powodzi). Tutaj trzeba będzie popracować na innych dostępnych dokumentach, o których będzie mowa w kolejnych artykułach.

Tymczasem trzymam kciuki za owocne wnioskowanie!

Do usłyszenia,

Marta

The final report consists of  copies of documents, translations, maps and a summary. I describe the whole process, explain the connection between certain people, mention the sources and the historical context. I also present further possibilities.

Sometimes a specific act may not be found for various reasons – migrations, gaps in the records, destruction of documents in a fire or during wars. In such cases the price doesn’t change as the same amount of effort is put in a research regardless the final result.

The reports may differ more or less depending on the place where the family came from (e.g. documents from the Prussian, Austrian and Russian partitions differ in form, language and content).

Based on the gathered information (yours and mine), I will prepare a plan and a quote – if you accept it, I will ask you to send me the down payment and I start the research. Usually it takes about 1 month and if takes longer, I keep you updated.

I will reply to your inquiry within 3 working days and this part is free of charge. Perhaps I will ask you a few additional questions or will present a research plan.

The more details you provide, the more things I can discover so I please share everything you know, especially:

  • Names and surnames of your ancestors
  • Places of birth and residence
  • Dates of birth, marriage and death
  • Information about siblings, cousins and other relatives
  • Emigration details
  • Family stories

And most importantly – if you have little information, don’t worry. I will find a solution in such situations as well.